Веб - разработка

Управление задачами: каждый выбирает для себя

Прошли те времена, когда самым доступным инструментом управления задачами для большинства компаний была табличка в Excel. Нет мы не отрицаем её роль и понимаем, что она все еще не покинула сцену… Но сегодня нам есть из чего выбирать, будь то приложения для повышения личной продуктивности или многофункциональные решения для корпоративного сектора. Для огромных компаний и малого бизнеса, коробочные и облачные, индустриальные и самописные на основе популярных программных продуктов.

Решений и приложений действительно много, они очень разные, но основная цель у них, в общем-то, одна — структурировать и упростить управление задачами, чтобы на выходе по каждой из них получать результат, максимально близкий к желаемому.

О том, какими в идеале должны быть эти решения, что они должны уметь, написано немало. В том числе и в нашем блоге. Но сегодня мы хотим поговорить о другом, о сугубо практической стороне вопроса. Какими инструментами и технологиями для управления задачами реально пользуются разные люди и компании? Что получается на практике: растет продуктивность, упрощается контроль, автоматизируются рутинные задачи? Какие инструменты стали по-настоящему обязательными? Чего не хватает: каких возможностей, функций, какие недостатки используемых решений хотелось бы исправить?

Все эти вопросы мы задали нашим собеседникам. У каждого из них свой подход, свои потребности и своё видение вопроса. Тем интереснее.

Григорий Петров, VoxImplant: система управления задачами — это костыль для памяти

Из инструментов управления я обычно использую Trello для нетехнических задач и Jira или Redmine — для управления командой разработчиков. В последнее время смотрю в сторону GitLab, они много делают для создания действительно хорошей системы управления техническими задачами.

Для меня система управления задачами — это, прежде всего, костыль для памяти. Человеческая память крайне слаба: мы не можем одновременно держать много вещей в фокусе внимания. Память постоянно перезаписывается, фрагменты без эмоциональной окраски забываются. Система управления компенсирует недостатки памяти и позволяет в любой момент отслеживать, что сделано, что делается и что еще нужно сделать.

Обязательным в этом плане мне видится только, что называется, "task tracker" — непосредственно система по управлению индивидуальными задачами. Неважно какая, Google Spreadsheets, Битрикс24 или же навороченная JIRA. Главное, чтобы такая система была.

В глобальном смысле не хватает механизмов управления долгосрочным планированием.
В большинстве инструментов они сейчас очень слабо реализованы. Конечно, всегда можно использовать подручные средства, но хочется более специализированного инструментария, который бы отвечал на вопрос "а что у нас в планах на полгода, год, пять лет?”. Сейчас приходится вести долгосрочное планирование в Trello, жонглировать его примитивами — "досками", "списками" и "тасками". Получается много ручной работы, что отвлекает от самих задач.

Сергей Михнов, “Пуск”: задача — основная единица измерения работы!

Начнем немного издалека. Главный вопрос: что такое задача? Для себя я сформулировал следующее определение: з адача - это короткое дело, у которого есть четкий признак завершения, срок выполнения и один ответственный. Ответственный может меняться, но в отдельный момент времени это один человек.

Если говорить о личном использовании, системе управления задачами достаточно выполнять всего нескольких требований. Нужны наглядный просмотр и организация большого количества дел, синхронизация между устройствами, быстрая фиксация из любого места.

Корпоративной системе нужен более мощный функционал: гибкая система доступов и прав, легкое делегирование и контроль, анализ различных срезов по задачам (нагрузка, занятость и пр.), возможность прямого взаимодействия с клиентами.

В нашей компании долгое время основной системой для ведения задач был Microsoft Outlook, связанный с Exchange server. Однако, со временем такое решение перестало отвечать требованиям удобства и функциональности. Потом мы работали на SmartNut, 1C: ITIL, тестировали OTRS, “Мегаплан" и многое другое. В итоге остановились на Битрикс24. Сейчас он позволяет реализовать все возможные и нужные нам сценарии использования задач.

Прежде всего, обычные поручения сотрудникам и себе. Помимо привычного функционала есть возможность ставить задачи с контролем, с оценкой. Оценка трудозатрат и выставление граничного времени выполнения. Можно задавать дополнительные роли — наблюдатель, соисполнитель.

Входящие задачи от клиентов в рамках поддержки и обслуживания. Есть механизм постановки через почту или формы обратной связи. Если добавить клиентов или партнеров в экстранет, сотрудники будут работать с задачами в привычном интерфейсе и плотно взаимодействовать с контрагентами.

Проектные задачи. Удобно разбивать большой проект на элементы. Наглядность и взаимная зависимость выставляется с помощью диаграмм Ганта. Планирование обычно идет в группах экстранета, и сотрудник со стороны заказчика на диаграммах Ганта видит взаимную зависимость стадий проекта. Грубо говоря, пока мы не получим определенную информацию, мы не можем дальше двигаться. Это в первую очередь дисциплинирует заказчиков, ну и, естественно, сотрудников. Основная цель — синхронизация и разделение ответственности. Заказчик видит, когда проект задерживается по его вине.

Задачи из бизнес-процессов. Любые бизнес-процессы позволяют автоматически создавать задачи с нужными параметрами. Регистрация лида, обработка файла и т.д.

Цикличные дела. Это просто спасение в плане рутинных операций на всех уровнях организации. Еженедельные проверки с чек-листами. Дела, которые нужно выполнять раз в месяц. И любые комбинации сроков, ответственных, проектов, ресурсов.

Импортированные задачи. Мы планируем деятельность в MindMap. Через Outlook задачи импортируются в Битрикс24, причем со сроками, описанием и приоритетом.

Всеми этими инструментами мы активно пользуемся каждый день и для нас они, по сути, стали обязательны. Важно, что все задачи попадают в единый стек с расстановкой сроков и приоритетов. При этом задачи являются частью централизованной системы, связаны с контактами, компаниями, документами, телефонией, сотрудниками, что позволяет быстро в них ориентироваться и получать любую нужную статистику.

При этом очень не хватает сортировки без разделения по проектам. В Outlook можно было выстроить задачи, например, по крайнему сроку, вне зависимости от проектов и категорий. Единый список очень удобно обрабатывать: чем выше задача, тем приоритетнее. Сейчас нужно просматривать все, и в каждом проекте отдельная сортировка.

Хотелось бы иметь и визуальное представление, с возможностью drug-and-drop как, например, в SCRUMBAN.

Нужна и возможность контроля удаленных задач, некий аналог«корзины». И конечно,
быстрый учет рабочего времени, когда при закрытии задачи система спрашивает, сколько времени было потрачено. Специально выставлять ресурсный учет ресурсоемко.


Степан Чельцов, “Магазин подарков”: огромная проблема при всем многообразии сервисов — централизация управления

В моей практике были практически все возможные системы управления делами, проектами и задачами. Я могу рассказать, как вести дела через блокноты, через таск-менеджеры, через email-переписки и через простые летучки по утрам. Но я все это отбросил и использую два инструмента — “ПланФикс” и Gmail.
.
Огромная проблема при всем многообразии сервисов — централизация управления. Нужно или много функционала в одном месте или много интеграций. Иначе силы распылятся на разные инструменты, и вместо работы вы будете заполнять поля и формы.

“ПланФикс” заменил все инструменты, а Gmail пока что самый эффективный мессенджер, который позволяет максимально оперативно оперировать данными. “ПланФикс” дает возможность работать с проектами и процессами разных компаний, выстраивать логику передачи ответственности и результата работы. Дает возможность устанавливать разные уровни секретности данных в одной и той же ветке. Обсуждение программистов не увидят клиенты, и, наоборот (при желании), хотя вся логика работы будет наглядна менеджеру.

Все это помогает ускорить работу и сделать ее нагляднее, повысить ответственность и решить множество текущих вопросов, которые обычно отвлекают от основной работы. От выставления счетов до начисления зарплаты.

Gmail же позволяет оперировать старыми данными, это параллельный инструмент, который остался по привычке. По-хорошему, можно обойтись без него.

Обязательным на сегодняшний день стало общение по email, постановка задач другим людям, даже “не сотрудникам”. Бесконечное углубление в задачу и проект, с разбивкой на множество подзадач со своими исполнителями, дедлайнами и шаблонами. И очень важна привязка телефонии к задачам. Ее мне и не хватает, но этот вопрос уже скоро будет решен.

Катрина Цюрих, “SAB Online”: всё гениальное просто, и ничто не заменит лист бумаги

Для того чтобы управлять несколькими людьми, проектами и помнить основные моменты и задачи, не обязательно пользоваться специальными программами, приложениями, заваливать рабочий стол стикерами, а письменный стол блоками с бумажными квадратиками. Все гениальное просто и ничто не заменит один-единственный лист бумаги.
Для того чтобы управлять десятками и сотнями людей и задач, листком бумаги не обойдёшься. Как человек, работающий в сфере IT, я знаю подходящие программы и приложения. Назову лишь несколько из тех, что иногда действительно могут помочь в упрощении рабочего процесса.
Notepad++ - свободный текстовый редактор с открытым исходным кодом для Windows, с подсветкой синтаксиса немалого количества языков программирования и разметки.
Wrike – рабочее пространство, где руководитель работает с командой над общими проектами совместно, либо совместно работают несколько команд, а все их действия ими же и контролируются.
Пакет MS Office – он первичен, прост и прекрасен. С ним может работать каждый и в любое время.
Конечно, есть более сложные задачи и без современных технологий здесь не обойтись. Если говорить конкретно о моей деятельности, то листка бумаги и знаний о том, где я могу записать свои задачи быстро и просто, мне вполне достаточно.
Управлять задачами с помощью листа бумаги очень просто: беру ручку и записываю. Если лень писать и не лень печатать, открываю текстовый документ MS Office и оставляю данные в нем.
Расписывая задачи на бумаге, я визуализирую данные, но обычно делаю это в различном порядке. Могу поставить нумерацию, могу соорудить столбцы и так далее. Стараюсь держать максимально большое количество информации в голове, не люблю, когда все посекундно расписано. Нужно просто записывать самое главное, основное. Если есть срочность, тем более это нужно сделать и расставить все в приоритетном порядке. Это может быть сделано в любой форме, желательно только помнить о том, что и свой почерк можно не прочитать.
Составные задачи расписываю с помощью нумерации и отдельно стоящих столбцов. Можно выделить что-то наиболее важное и срочное маркером.
Задачи исполнителей расписываются в том же порядке, что и собственные. Это же просто визуализация на бумаге, ничего более.

* * *
Пожалуй, мнения сошлись в основных моментах. Инструмент управления задачами должен помогать не забывать о делах, структурировать их и планировать, обеспечивать удобную постановку заданий исполнителям. Ценятся скорость, простота и наглядность. А каким конкретно инструментом пользоваться — зависит уже от конкретных особенностей бизнеса и личных предпочтений конкретного человека или команды.

Автор: Антон Борняков
Фото: brian.ch, Flickr.com, CC BY 2.0

Остались вопросы? Звоните нам!

+7 (495) 229-14-41
Отдел корпоративных внедрений
8-800-250-18-60
горячая линия «1С-Битрикс»
Заказать звонок