Корпоративный портал для вендинговой сети

У Beanetto четкая холдинговая структура, регламенты прописаны.
Компании важно, чтобы:
- Каждый из 16 филиалов следовал правилам
- Согласования не затягивались
- Сотрудники действовали слаженно
Рассказываем, как «Битрикс24» помог оптимизировать работу федеральной вендинговой сети.
О заказчике
Beanetto — крупнейшая российская вендинговая компания.
Специализируется на установке и обслуживании автоматов с горячими напитками и снеками и аренде кофемашин.
Работает в 16 городах России.
С 2002 года компания установила 10 000 автоматов.
Среди партнеров Beanetto: ВТБ, «Сбербанк», «Газпром», X5 Retail Group, «Ростелеком», Metro, РЖД, «Московский метрополитен», «Дикси».
О ситуации
Подразделения компании 15 лет работали разрозненно:
- Нерегулярно фиксировали общение с покупателями – сложно было собирать сводные данные и анализировать статистику
- Учитывали потенциальных клиентов только на уровне филиала – компания упускала шанс больше заработать
- Для большинства процедур использовали бумажные документы – это затягивало сроки
- Общались через разрозненные каналы связи – согласования отнимали массу времени
Руководство Beanetto решило объединить сотрудников из разных филиалов на одной онлайн-платформе и автоматизировать бизнес-процессы компании.
Задачи
Разработчикам предстояло подготовить решение, которое бы помогло
- Создать корпоративный портал
- Оптимизировать внутренние процедуры компании
- Начать работать по-новому
Выбор платформы
Руководство Beanetto уже было знакомо с решениями «1С-Битрикс» — компания тестировала облачную версию «Битрикс24».
Для создания корпоративного портала ИТ-департамент выбрал лицензию «1C-Битрикс24: Энтерпрайз».
Ключевыми причинами стали:
- Оптимальная стоимость
- Обширный функционал
- Гибкость решения: удобно дорабатывать и масштабировать
Ход работ
К проекту приступили в 2017 году.
Переезд из «облака» в коробочную версию, внедрение CRM и ЭДО заняли 1,5 года.
На старте разработчики «Консалт Инфо» собрали рабочую группу, в которой обсудили и сформулировали концепцию будущего портала.
Для этого разработчики:
- Встретились с ответственными за проект сотрудниками Beanetto
- Побывали на объектах, где обслуживают аппараты
- Изучили работу коммерческого отдела: проанализировали договоры с клиентами, действия продавцов — это легло в основу схемы работы CRM
- Познакомились с механизмом и цепочкой согласования документов — логику перенесли в ЭДО
Техническую часть проекта выполняли итерациями.
Это помогло:
- Гибко подстраиваться под изменения бизнес-процессов
- Сократило количество правок и сроки внедрения
Решения
Корпоративный портал
Разработчики «Консалт Инфо» показали администратору сайта, как поддерживать работоспособность портала, и обучили сотрудников Beanetto работать по-новому — новой площадкой пользуются ежедневно.
CRM
Раньше сотрудники носили документы для согласования договоров из кабинета в кабинет. Вместо карточки CRM менеджеры по продажам вели бумажную «карту клиента». После установки вендингового аппарата специалисты технического подразделения должны были заполнить дополнительные документы и передать менеджерам.
Сейчас эти процедуры не нужно выполнять вручную. Разработчики воспроизвели сценарий этапов сделки и разложили их на задачи.

Система на нужной стадии автоматически напоминает:
- Согласовать договор
- Установить торговый аппарат
- Проконтролировать выручку
В этих процессах участвуют: менеджеры и начальники отделов, менеджеры по договорам, региональные директора, генеральный директор.

Как только задача закрывается, сделка переходит в следующую стадию.
ЭДО
В компании была масса часто повторяющихся процедур: постоянно нужно было что-то согласовать, завизировать, утвердить. Всё это – в бумажном виде. Приходилось снимать сканы и пересылать документы по электронной почте.
Для одного здания или подразделения это было не критично. Как только в процесс включались коллеги из других филиалов, скорость согласования снижалась.
Чтобы упростить и автоматизировать эту процедуру, разработчики организовали ЭДО.
Теперь сотрудник запускает согласование документов через специальную онлайн-форму.

Затем файл попадает в подраздел диска с названием «ЭДО». Там он получает регистрационный индекс, который перекликается с кодом подразделения компании.

Ответственный видит уведомление, что ему нужно согласовать документ.
Все шаги отображаются в одноименном журнале:
- Цепочка сотрудников, которые участвуют в процедуре
- Статусы процесса
- Кнопка для перехода в карточку согласования, где можно отредактировать файл

Когда каждый участник поставил свою отметку, в «Живую ленту» приходит уведомление. В нем содержатся ссылки на хранилище документа, а также автоматически сгенерированный лист согласования в формате .pdf

Такой подход не требует интеграции с другими системами. Документы хранятся централизованно — легко вести их учет, использовать и передавать внутри компании.

О разработчике
Компания «Консалт Инфо» на рынке с 2005 года, золотой сертифицированный партнер «1С-Битрикс».
Занимается внедрением «1С-Битрикс: Enterprise», создает сайты «на битриксе», проводит сложные интеграции с 1С, ERP, SAP и другими системами. За 15 лет компания выполнила 284 проекта.
«Консалт Инфо» работает в 7 городах: Калининграде, Омске, Москве, Аликанте, Нью-Йорке, Тель-Авиве, Бишкеке.
У Beanetto появился корпоративный портал, который объединил 600 сотрудников на одной платформе.
Рабочая информация — документы, задачи — хранятся в одной системе.
С помощью портала разработчики автоматизировали часть рутинных задач:
- Согласование условий договоров
- Подписание бумаг
- Установку торгового автомата
- Фиксацию служебных записок и корреспонденции
- Формирование плана менеджера для работы с «отвалившимися» клиентами
Бизнес-процессы компании стали прозрачными. Теперь топ-менеджеры могут в режиме реального времени контролировать работу в удаленных подразделениях.
Автоматизация процессов помогла ускорить согласования вдвое и настолько же сократила число просрочек задач.
Команда «Консалт Инфо» планируют продолжить работу:
- Развить подсистемы ЭДО
- Внедрить CRM для дополнительных видов продаж
- Интегрировать портал с 1С
- Добавить инструменты аналитики по всему холдингу