Корпоративный портал для вендинговой сети

У Beanetto четкая холдинговая структура, регламенты прописаны.

Компании важно, чтобы:

• Каждый из 16 филиалов следовал правилам
• Согласования не затягивались
• Сотрудники действовали слаженно

Рассказываем, как «Битрикс24» помог оптимизировать работу федеральной вендинговой сети.

О заказчике

Beanetto — крупнейшая российская вендинговая компания.

Специализируется на установке и обслуживании автоматов с горячими напитками и снеками и аренде кофемашин.

Работает в 16 городах России.
С 2002 года компания установила 10 000 автоматов.
Среди партнеров Beanetto: ВТБ, «Сбербанк», «Газпром», X5 Retail Group, «Ростелеком», Metro, РЖД, «Московский метрополитен», «Дикси».

О ситуации

Подразделения компании 15 лет работали разрозненно:

• Нерегулярно фиксировали общение с покупателями – сложно было собирать сводные данные и анализировать статистику
• Учитывали потенциальных клиентов только на уровне филиала – компания упускала шанс больше заработать
• Для большинства процедур использовали бумажные документы – это затягивало сроки
• Общались через разрозненные каналы связи – согласования отнимали массу времени

Руководство Beanetto решило объединить сотрудников из разных филиалов на одной онлайн-платформе и автоматизировать бизнес-процессы компании.

Задачи

Разработчикам предстояло подготовить решение, которое бы помогло

• Создать корпоративный портал
• Оптимизировать внутренние процедуры компании
• Начать работать по-новому

Выбор платформы

Руководство Beanetto уже было знакомо с решениями «1С-Битрикс» — компания тестировала облачную версию «Битрикс24».

Для создания корпоративного портала ИТ-департамент выбрал лицензию «1C-Битрикс24: Энтерпрайз».

Ключевыми причинами стали:

• Оптимальная стоимость
• Обширный функционал
• Гибкость решения: удобно дорабатывать и масштабировать

Ход работ

К проекту приступили в 2017 году.

Переезд из «облака» в коробочную версию, внедрение CRM и ЭДО заняли 1,5 года.

На старте разработчики «Консалт Инфо» собрали рабочую группу, в которой обсудили и сформулировали концепцию будущего портала.

Для этого разработчики:

• Встретились с ответственными за проект сотрудниками Beanetto
• Побывали на объектах, где обслуживают аппараты
• Изучили работу коммерческого отдела: проанализировали договоры с клиентами, действия продавцов — это легло в основу схемы работы CRM
• Познакомились с механизмом и цепочкой согласования документов — логику перенесли в ЭДО

Техническую часть проекта выполняли итерациями.

Это помогло:

• Гибко подстраиваться под изменения бизнес-процессов
• Сократило количество правок и сроки внедрения

Решения

Корпоративный портал

Разработчики «Консалт Инфо» показали администратору сайта, как поддерживать работоспособность портала, и обучили сотрудников Beanetto работать по-новому — новой площадкой пользуются ежедневно.

CRM

Раньше сотрудники носили документы для согласования договоров из кабинета в кабинет. Вместо карточки CRM менеджеры по продажам вели бумажную «карту клиента». После установки вендингового аппарата специалисты технического подразделения должны были заполнить дополнительные документы и передать менеджерам.

Сейчас эти процедуры не нужно выполнять вручную. Разработчики воспроизвели сценарий этапов сделки и разложили их на задачи.

Система на нужной стадии автоматически напоминает:

• Согласовать договор
• Установить торговый аппарат
• Проконтролировать выручку

В этих процессах участвуют: менеджеры и начальники отделов, менеджеры по договорам, региональные директора, генеральный директор.

Как только задача закрывается, сделка переходит в следующую стадию.

ЭДО

В компании была масса часто повторяющихся процедур: постоянно нужно было что-то согласовать, завизировать, утвердить. Всё это – в бумажном виде. Приходилось снимать сканы и пересылать документы по электронной почте.

Для одного здания или подразделения это было не критично. Как только в процесс включались коллеги из других филиалов, скорость согласования снижалась.

Чтобы упростить и автоматизировать эту процедуру, разработчики организовали ЭДО.

Теперь сотрудник запускает согласование документов через специальную онлайн-форму.

Затем файл попадает в подраздел диска с названием «ЭДО». Там он получает регистрационный индекс, который перекликается с кодом подразделения компании.

Ответственный видит уведомление, что ему нужно согласовать документ.

Все шаги отображаются в одноименном журнале:

• Цепочка сотрудников, которые участвуют в процедуре
• Статусы процесса
• Кнопка для перехода в карточку согласования, где можно отредактировать файл

Когда каждый участник поставил свою отметку, в «Живую ленту» приходит уведомление. В нем содержатся ссылки на хранилище документа, а также автоматически сгенерированный лист согласования в формате .pdf

Такой подход не требует интеграции с другими системами. Документы хранятся централизованно — легко вести их учет, использовать и передавать внутри компании.

О разработчике

Компания «Консалт Инфо» на рынке с 2005 года, золотой сертифицированный партнер «1С-Битрикс».

Занимается внедрением «1С-Битрикс: Enterprise», создает сайты «на битриксе», проводит сложные интеграции с 1С, ERP, SAP и другими системами. За 15 лет компания выполнила 284 проекта.

«Консалт Инфо» работает в 7 городах: Калининграде, Омске, Москве, Аликанте, Нью-Йорке, Тель-Авиве, Бишкеке.