Peri

Peri выпускает деревянные балки и строительные леса в промышленных масштабах.

Раньше при планировании ресурсов и загруженности склада компания опиралась на опыт сотрудников.

Такой подход не всегда надежный:

• Он непрозрачный — нет четкой статистики
• Негибкий — при изменении параметров приходилось пересчитывать нагрузку на персонал заново
• Процессы было сложно контролировать
• Просчеты приводили к переработкам и дополнительным тратам

Рассказываем, как Битрикс24 помог автоматизировать логистику и освободил супервайзеров, сотрудников склада и менеджеров от рутины.

О компании

Peri — международная производственная организация со штаб-квартирой в Вайсенхрне, Германия. На рынке с 1969 года.

Основная специализация — выпуск опалубок (вспомогательных деревянных конструкций) и строительных лесов.

У Peri 70 дочерних компаний и 160 логистических центров по всему миру. В России — около двух десятков филиалов.

О ситуации

До 2018 года в представительских компании Peri бизнес-процессами управляли вручную.

Логисты, супервайзеры и менеджеры определяли объем ресурсов и загрузку склада, опираясь на интуицию и профессиональный опыт.

Человеческий фактор влиял на точность расчетов. Случались накладки:

• Заявка потерялась
• Ресурсы для погрузки и разгрузки автомобилей неверно рассчитали
• Занятость персонала распределили неравномерно

Менеджерам было сложно анализировать массив информации и планировать ресурсы.

Чтобы повысить эффективность работы и облегчить жизнь сотрудников, руководство компании решило оптимизировать процессы и внедрить специализированный портал.

Задачи

Команде Fusion предстояло с нуля создать решение для логистики и склада.

Руководство Peri хотело, чтобы портал помог:

• Упростить работу с заявками
• Оптимизировать учет ресурсов
• Визуализировать движение транспорта на складе
• Предоставить хранилище контактов и реестр заявок
• Автоматизировать создание документов и отчетов
• Систематизировать работу с ошибками

Выбор платформы

У Fusion большой опыт внедрений на базе «1С-Битрикс24».

Для проекта Peri разработчики выбрали коробочную версию в редакции Enterprise.

Критерии выбора:

• Оптимальная стоимость
• Обширный функционал
• Гибкость и масштабируемость решения
• Возможность подстраивать софт под требования заказчика

Ход работ

Создание портала стартовало в октябре 2018 года. На разработку ушло более 600 часов.

Команда Fusion разделила проект на этапы:

• Подготовка прототипа — MVP будущего решения
• Внедрение и правки — в несколько итераций по комментариям представителей Peri
• Отчетность — фиксирование проделанной работы и замер результатов
• Масштабирование — самый трудоемкий этап, подключение других филиалов

Разработчики не остановились на базовом функционале. Они учитывали пожелания сотрудников Peri — запрограммировали нестандартные Excel-отчеты на 10-15 вкладок с графиками.

Когда решение было готово, команда Fusion обучила персонал работать по-новому:

• Провела демонстрацию портала
• Организовала офлайн-встречи с сотрудниками
• Составила подробные инструкции
• Предложила консультации по электронной почте

Решение

Раздел «Планирование»
Раньше сотрудники оформляли документы для работы с заказами вручную. Переход задачи от одного специалиста к другому занимал массу времени.

Теперь процесс полностью автоматизирован.

Клиент
Заказывает необходимое число платформ для опалубки, которое хочет арендовать.

Логист отдела Customer Service (CS)

• Получает запрос от руководителя проекта
• Создает заявку на загрузку, вводит данные и номер заказа

Супервайзер

• Редактирует заявку. Указывает, сколько времени займет выполнение заказа. Выбирает необходимое количество операторов загрузки
• Отправляет запрос на склад

Подборщик
Видит заявку и обеспечивает нужное число опалубок в срок

Логист отдела Shipping Department (SD)
Параллельно с супервайзером вносит в заявку номер машины, которая повезет заказ, данные водителя и время погрузки

Отследить статус помогают цветные индикаторы.

В результате у компании Peri появляется заполненная всеми участниками операции электронная заявка. Информация из нее участвует в других бизнес-процессах — помогает равномерно распределять нагрузку среди сотрудников склада.

Многофункциональная CRM

Её используют как хранилище документов и данных:

• Контактов подрядчиков, заказчиков и партнеров
• Шаблонов договоров

Если логист видит, что все машины PERI заняты, то заказывает транспорт у подрядчика.

По его запросу платформа генерирует договор — автоматически подтягивает в него данные из заявки и CRM.

Ошибки из-за человеческого фактора сводятся к нулю.

Раздел «Загрузка и выгрузка» с визуализацией в Канбан

Раньше заезд и выезд автомобилей на территорию склада отслеживали сотрудники компании. Теперь за это отвечает софт.

• Каждая машина закреплена за заявкой.
• Портал получает данные с системы видеонаблюдения. Камеры считывают номер автомобиля на въезде и выезде со склада. И автоматически отображают данные в Канбане.
• Менеджеры в реальном времени отслеживают ситуацию и реагируют на задержки.

Чтобы сотрудники Peri быстрее справлялись с неполадками, разработчики создали набор часто встречающихся ошибок. Этот инструмент помогает оперативно регистрировать инциденты и присваивать им тип. Ошибки можно выгрузить в отчет и отследить те, что периодически повторяются.

Раздел «Логистика»

Портал показывает руководителю текущую и глобальную ситуацию в компании:

• Есть срезы по категориям — менеджер выбирает интересующий его параметр
• Удобно анализировать отчеты, которые портал генерирует автоматически

Сотрудникам тоже стало проще работать. Они могут в любой момент найти заявку — по фильтрам в едином реестре.

О разработчике

ИТ-интегратор Fusion основан в 2008 году.

Специализация компании:

• Интранет-решения
• Социальные корпоративные сети
• CRM
• Автоматизация проектной деятельности

Fusion «Золотой сертифицированный партнер «1С-Битрикс».

Среди клиентов: «Сбербанк», IVI, ПИК, «РосЕвроБанк», Hertz, MTT, «Уралсиб», «ЛокоБанк», Ahmad Tea, «Барьер», «Русский стандарт» и другие компании.