SOKOLOV

В 2014 году, когда бренд SOKOLOV только зарождался, процессы в организации не были отлажены:

• Часть сотрудников общалась в сетевом чате
• Маркетологи использовали специальный софт для планирования задач
• Остальные коллеги обменивались информацией по телефону и электронной почте

Рассказываем, как «1С-Битрикс24» помог ювелирной компании наладить корпоративные коммуникации.

О заказчике

SOKOLOV — международный ювелирный бренд со своим производством. Его завод один из самых крупных в Восточной Европе.

В 1993 году супруги Алексей и Елена Соколовы открыли семейную ювелирную мастерскую Diamant.

В 2014 году компания вышла за рубеж, основатели переименовали ее в SOKOLOV.

Продукция бренда представлена на рынках СНГ, Европы, Ближнего Востока, Азии и Америки — в свыше 8 000 магазинов.

Ежегодно под брендом SOKOLOV выпускается от 14 млн ювелирных изделий. Более 700 новинок — каждый месяц.

О ситуации

Сотрудникам компании SOKOLOV было неудобно общаться и вести дела без единого канала коммуникации.

Основные трудности:

• Сложно собирать информацию из разрозненных источников Приходилось вспоминать, с кем из коллег и где велась переписка, о чем договорились
• Не было единой структуры компании. Найти нужного человека, если сотрудник не знал его лично, было сложно. В качестве временного решения работники колл-центра завели электронную таблицу с телефонным справочником

Компания росла, к внутренним коммуникациям добавились переговоры с новыми дистрибьюторами, поставщиками и ритейлерами. Команде нужно было справляться с растущим потоком дел между подразделениями организации.

Поэтому руководство SOKOLOV для начала опробовало облачное решение, чтобы централизованно управлять задачами и систематизировать общение персонала. Эксперимент оказался удачным. Через полгода после старта разработчики компании решили создать корпоративный портал.

Задачи

IT-службе SOKOLOV, которые позднее выделились в отдельную компанию ООО «Реалайз», предстояло:

• Перенести корпоративный портал из облака на собственные серверные мощности — этого требовала политика информационной безопасности
• Создать инструмент, который позволил бы быстро найти нужного сотрудника в структуре организаций с более 1500 человек в штате
• Предоставить работникам удобные инструменты для закрытия двух «больных» процессов: создать электронные заявки на закупки в центральное снабжение компании и упростить оформление командировок

Выбор платформы

Для запуска корпоративного портала разработчики выбрали «1С-Битрикс24: Энтерпрайз».

Руководитель проекта был давно знаком с этим решением. Он взял на себя ответственность за внедрение инструмента в SOKOLOV.

Критерии выбора платформы:

• Решение уже содержало необходимые модули: задачи с группами, чат, структура компании, социальная сеть в виде живой ленты
• До внедрения корпоративного портала сотрудники использовали облачную версию и успели привыкнуть к интерфейсу
• Платформа позволяет расширить функционал портала — этого хотело руководство SOKOLOV

Ход работ

Облачную версию внедрили в декабре 2014 года. Переезд «в коробку» стартовал весной 2015 года.

Этапы проекта

• На первом разработчики внедряли стандартные инструменты: чат, задачи, живая лента, структура компании. Последовательно подключали подразделения SOKOLOV — за полгода перевели на портал около 700 человек и полностью заменили старые инструменты коммуникаций на новые
• После переезда «в коробку» разработчики с помощью партнера настроили интеграции «1С:ЗУП» и MS Active Directory. Автоматизировали раздачу прав и доступов к ресурсам компании при приеме сотрудника в штат и после его увольнения
• Затем IT-специалисты дописывали модули по работе с блоками снабжения и командировок

Реакция пользователей

Корпоративный портал, как любой новый инструмент, сотрудники приняли не сразу. Понадобилось время, чтобы привыкнуть.

Чтобы переход прошел гладко, разработчики внедряли нововведения последовательно:

• Первыми решения тестировали IT-специалисты SOKOLOV
• Как только разработчики понимали, что функционал отлажен и может прижиться в бизнесе — «выкатывали» его на пилотную группу желающих. Обычно на подразделения, с которыми чаще всего пересекается IT-блок
• И только потом решение разворачивали на всю компанию

Первое, что полюбили сотрудники — чаты. Чуть дольше «приживались» задачи и работа в группах.

Технические трудности

Авторизация пользователей

Чтобы сотрудникам не пришлось запоминать дополнительную пару логин-пароль для доступа к корпоративным ресурсам, разработчики решили привязать к порталу доменную авторизацию.

Оказалось:

Работники производства, дистрибуции и розничной торговли имели учетные записи в различных доменах одного доверенного леса Active Directory (AD DS) от Microsoft. (Лес — это логическая конструкция, которую используют доменные службы AD DS для группирования одного или нескольких доменов).

Модуль, который шел «в коробке», не поддерживал авторизацию в среде мультидоменности и лесов. Разработчикам пришлось совместно с интегратором дополнить его.

Команда «Реалайз» связала контроль пользователей с кадровой системой «1C: ЗУП». Это позволило автоматически деактивировать сотрудников после увольнения.

Организация хранения пользовательских данных

Люди привыкли хранить файлы в облаке только тогда, когда не остается места на личном устройстве.

В корпоративном сегменте действует тот же паттерн. Сотрудники подолгу берегут файлы: даже те, с которыми работали 5-6 лет назад.

Мало кто из работников может объяснить, зачем им эта информация.

Далеко не всегда работают:

• Призывы IT-специалистов наводить порядок в папках
• Рекомендации удалять старые «тяжелые» файлы

Системным администраторам SOKOLOV приходится периодически расширять дисковые пространства для хранения корпоративных документов на портале и бесперебойного доступа к ним — через «Битрикс24.Диск».

Разработчики постоянно создают резервные копии.

Решения

Расширенный телефонный справочник

Офисным сотрудникам и работникам колл-центра было сложно находить нужного человека среди 1500 коллег. Приходилось тратить на это дополнительное время.

Поэтому разработчики сделали корпоративный телефонный справочник.

Структуру отделов задают специалисты кадровой службы в «1С». Эта информация стала первоисточником для справочника.

Искать сотрудника можно не только по заполненным полям в профиле, но и по скрытым служебным:

• Должность
• Роль в компании
• Направления, за которые работник отвечает

Заявки в центральное снабжение

Раньше менеджеры компании отправляли заявки на закупку с помощью самописной конфигурации «1С: “Управление материальным обеспечением”».

Но не у всех сотрудников был доступ к платформе на рабочем месте — для повседневных задач она не требовалась.

Разработчики запустили специальный модуль внутри корпоративного портала, чтобы:

• Создавать заявку на закупку
• Оставлять к ней комментарии
• Отслеживать статус документа

Для этого заявителю и согласующему менеджеру не нужно покидать корпоративный портал.

При этом:

• Согласование договоров на закупки
• Процесс оплаты
• Контроль поступлений и распределение по складам

Происходит в привычных для ответственных сотрудников интерфейсах — в «1С: Бухгалтерия».

Командировки и служебные поездки

Новый модуль автоматизирует оформление документов и подготовку бумажной отчетности.

Он позволяет:

• Создавать заявки на командировки и служебные поездки
• Согласовывать их: в процессе участвуют руководитель сотрудника и специалист отдела кадров
• Подключать бухгалтера для расчетов авансовых платежей и зарплаты

После завершения поездки система автоматически формирует пакет pdf-документов для печати. Сотрудник подписывает его и направляет любым удобным способом в бухгалтерию.

О разработчике

IT-компания Realize изначально была небольшим отделом на ювелирном заводе. За несколько лет выросла до независимой организации.

Специализируется на автоматизации бизнес-процессов крупных ювелирных брендов. Создает узконаправленные сервисы и проводит сложные интеграции.

В разработке придерживается принципов Agile.

В штате — 80 человек.

Офисы Realize есть в Костроме, Ярославле, Самаре и Московской области.