ГБУ МФЦ г. Москвы

ГБУ МФЦ города Москвы — многофункциональные центры, в которых ежедневно получают услуги 12 млн граждан. Основная задача организации — упростить горожанам доступ к государственным или муниципальным сервисам.

У ГБУ МФЦ 20 отделений в 11 округах, более 10000 сотрудников в штате. Чтобы персонал работал слаженно, руководство центров решило запустить внутреннюю соцсеть и развить корпоративный портал.

Рассказываем, как «Битрикс24» помог офисам «Мои Документы» оптимизировать бизнес-процессы и еще быстрее решать задачи жителей Москвы.

О заказчике

Государственное бюджетное учреждение «Многофункциональные центры предоставления государственных услуг города Москвы» (ГБУ МФЦ города Москвы) «Мои Документы». Это посредник между физическими и юридическими лицами и органами власти.

Центры помогают:

• Упростить доступ к государственным и муниципальным услугам
• Сократить количество документов и путь горожанина от заявления до результата
• Информировать граждан: что и в каком порядке органы власти могут предоставить
• Ускорить процессы: предоставлять услуги быстрее, чем если бы москвич обратился напрямую в ведомство

О ситуации

У МФЦ не было единого пространства, в котором сотрудники могли бы общаться и решать текущие вопросы.

Отсутствовала база знаний для консультаций жителей. Информация для ответов на запросы хранилась разрозненно: у некоторых сотрудников в Excel-таблицах, у других — в файлах Word. Кто-то предпочитал хранить их в виде распечаток.

Еще одна нерешенная задача — работа с персоналом:

• Не хватало инструмента для автоматизации HR-процессов — чтобы разгрузить специалистов отдела кадров
• Отсутствовала система мотивации для персонала — чтобы справиться с высокой текучкой

Руководство МФЦ решило это исправить: создать единое информационное пространство, чтобы оптимизировать работу сотрудников.

Задачи

Разработчикам предстояло:

• Создать и внедрить доступный для всех работников корпоративный портал с прозрачной организационной структурой, телефонным справочником, новостной лентой
• Реализовать раздел «Мои добрые дела», где сотрудники могут делиться позитивными историями из жизни центров госуслуг
• Внедрить единую базу знаний для консультации граждан и подключить к ней 10 000 работников
• Разработать «Карьерную траекторию» сотрудника, учесть в ней KPI для 20 территориальных отделений центров госуслуг

При этом портал должен был соответствовать брендбуку организации.

Выбор платформы

Для создания интранета ГБУ МФЦ разработчики использовали решение «1С-Битрикс24:Энтерпрайз».

Критерии выбора:

• Объемный функционал, который закрывает все задачи компании
• Оптимальная стоимость
• Высокая скорость работы системы
• Надежный уровень безопасности
• Гибкая платформа для адаптации разработанного решения
• Удобный интерфейс для управления контентом

«1С-Битрикс24:Энтерпрайз» полностью соответствует этим требованиям.

Ход работ

Проект стартовал в 2016 году. Им занялась команда ООО «Хоппер ИТ».

Работа проходила в несколько этапов. На первом разработчики закупили лицензии и внедрили корпоративный портал.

Ключевые модули:

• Коммуникация
• Хранение информации
• Администрирование
• Настройка профиля
• Мобильная версия

А также «Чат и видео», «Сервисы», «Списки».

На финальном этапе разработали и внедрили дополнительные решения:

• Изменили главную страницу портала
• Завели раздел «Мои добрые дела»
• Разработали «Базу знаний» и «Вакансии»
• Кастомизировали «Контакты» и «Оргструктуру»

Решения

Главная страница

Агрегирует новости компании:

• Ключевые события
• Важные объявления
• Информация, приуроченная к знаковым датам

Сотрудники могут комментировать новости, ставить лайки. В верхней части страницы представлен блог директора — обращение к коллегам от первого лица. На главной также отображается лента событий. На экране есть виджет для входа в личный кабинет, календарь мероприятий, список новых сотрудников и уведомления о днях рождениях коллег.

Раздел «Мои добрые дела»

Это рейтинг отделений, сотрудники которых совершили добрых дел больше, чем коллеги из других МФЦ. О своих достижениях работники рассказывают в свободной форме. Остальные сотрудники голосуют за истории, которые понравились им больше других. Самые популярные выходят в финал. В этом разделе публикуются брошюры с материалами, которые помогают повышать качество обслуживания в центрах.

База знаний

Содержит информацию об услугах, которые москвичи получают в МФЦ.

На странице представлены разделы с названиями органов исполнительной власти.

Статьи группируются по услугам.

Контакты

Это телефонный справочник, в котором указаны:

• ФИО
• Телефон
• Адрес электронной почты
• Подразделение
• Отдел
• Должность

Нужного сотрудника можно найти в поисковой строке или отсортировать по фильтрам.

Оргструктура стала прозрачной — специальное меню с блоками и отделами помогает сориентироваться в списке коллег и понять, кто за что отвечает.

В этом разделе есть структура филиалов — видно, кто из коллег в каком округе работает.

О разработчике

«Хоппер ИТ» — российская цифровая IT-лаборатория. На рынке с 2008 года.

Компании занимается:

• Разработкой, внедрением и сопровождением корпоративных информационных систем на базе «Битрикс24», Jira, Monq, Confluence, Smart Service, «Униформа»
• Технической поддержкой и обслуживанием IT-инфраструктуры
• Автоматизацией бизнес- и HR-процессов, управлением знаниями

В штате более 150 сотрудников.

Среди клиентов Департамент информационных технологий г. Москвы, ПАО «Россети Московский регион», ВЭБ.РФ, МФЦ «Мои Документы», МТС, Объединенная авиастроительная корпорация.