Все истории
ТПП РФ Рольф
Интранет

ГБУ МФЦ г. Москвы

Корпоративный портал для компании из госсектора
Задать вопрос по проекту
Разработка

ГБУ МФЦ города Москвы — многофункциональные центры, в которых ежедневно получают услуги 12 млн граждан. Основная задача организации — упростить горожанам доступ к государственным или муниципальным сервисам.

У ГБУ МФЦ 20 отделений в 11 округах, более 10000 сотрудников в штате. Чтобы персонал работал слаженно, руководство центров решило запустить внутреннюю соцсеть и развить корпоративный портал.

Рассказываем, как «Битрикс24» помог офисам «Мои Документы» оптимизировать бизнес-процессы и еще быстрее решать задачи жителей Москвы.

О заказчике

Государственное бюджетное учреждение «Многофункциональные центры предоставления государственных услуг города Москвы» (ГБУ МФЦ города Москвы) «Мои Документы». Это посредник между физическими и юридическими лицами и органами власти.

Центры помогают:

  • Упростить доступ к государственным и муниципальным услугам
  • Сократить количество документов и путь горожанина от заявления до результата
  • Информировать граждан: что и в каком порядке органы власти могут предоставить
  • Ускорить процессы: предоставлять услуги быстрее, чем если бы москвич обратился напрямую в ведомство

О ситуации

У МФЦ не было единого пространства, в котором сотрудники могли бы общаться и решать текущие вопросы.

Отсутствовала база знаний для консультаций жителей. Информация для ответов на запросы хранилась разрозненно: у некоторых сотрудников в Excel-таблицах, у других — в файлах Word. Кто-то предпочитал хранить их в виде распечаток.

Еще одна нерешенная задача — работа с персоналом:

  • Не хватало инструмента для автоматизации HR-процессов — чтобы разгрузить специалистов отдела кадров
  • Отсутствовала система мотивации для персонала — чтобы справиться с высокой текучкой

Руководство МФЦ решило это исправить: создать единое информационное пространство, чтобы оптимизировать работу сотрудников.


Задачи

Разработчикам предстояло:

  • Создать и внедрить доступный для всех работников корпоративный портал с прозрачной организационной структурой, телефонным справочником, новостной лентой
  • Реализовать раздел «Мои добрые дела», где сотрудники могут делиться позитивными историями из жизни центров госуслуг
  • Внедрить единую базу знаний для консультации граждан и подключить к ней 10 000 работников
  • Разработать «Карьерную траекторию» сотрудника, учесть в ней KPI для 20 территориальных отделений центров госуслуг

При этом портал должен был соответствовать брендбуку организации.


Выбор платформы

Для создания интранета ГБУ МФЦ разработчики использовали решение «1С-Битрикс24:Энтерпрайз».

Критерии выбора:

  • Объемный функционал, который закрывает все задачи компании
  • Оптимальная стоимость
  • Высокая скорость работы системы
  • Надежный уровень безопасности
  • Гибкая платформа для адаптации разработанного решения
  • Удобный интерфейс для управления контентом

«1С-Битрикс24:Энтерпрайз» полностью соответствует этим требованиям.


Ход работ

Проект стартовал в 2016 году. Им занялась команда ООО «Хоппер ИТ».

Работа проходила в несколько этапов. На первом разработчики закупили лицензии и внедрили корпоративный портал.

Ключевые модули:

  • Коммуникация
  • Хранение информации
  • Администрирование
  • Настройка профиля
  • Мобильная версия

А также «Чат и видео», «Сервисы», «Списки».

На финальном этапе разработали и внедрили дополнительные решения:

  • Изменили главную страницу портала
  • Завели раздел «Мои добрые дела»
  • Разработали «Базу знаний» и «Вакансии»
  • Кастомизировали «Контакты» и «Оргструктуру»

Решения

Главная страница

Агрегирует новости компании:

  • Ключевые события
  • Важные объявления
  • Информация, приуроченная к знаковым датам

Сотрудники могут комментировать новости, ставить лайки. В верхней части страницы представлен блог директора — обращение к коллегам от первого лица. На главной также отображается лента событий. На экране есть виджет для входа в личный кабинет, календарь мероприятий, список новых сотрудников и уведомления о днях рождениях коллег.

mfc1.jpg

Раздел «Мои добрые дела»

Это рейтинг отделений, сотрудники которых совершили добрых дел больше, чем коллеги из других МФЦ. О своих достижениях работники рассказывают в свободной форме. Остальные сотрудники голосуют за истории, которые понравились им больше других. Самые популярные выходят в финал. В этом разделе публикуются брошюры с материалами, которые помогают повышать качество обслуживания в центрах.

mfc2.jpg

База знаний

Содержит информацию об услугах, которые москвичи получают в МФЦ.

На странице представлены разделы с названиями органов исполнительной власти.

Статьи группируются по услугам.

mfc3.jpg

Контакты

Это телефонный справочник, в котором указаны:

  • ФИО
  • Телефон
  • Адрес электронной почты
  • Подразделение
  • Отдел
  • Должность

Нужного сотрудника можно найти в поисковой строке или отсортировать по фильтрам.

Оргструктура стала прозрачной — специальное меню с блоками и отделами помогает сориентироваться в списке коллег и понять, кто за что отвечает.

mfc4.png

В этом разделе есть структура филиалов — видно, кто из коллег в каком округе работает.

mfc5.png

О разработчике

«Хоппер ИТ» — российская цифровая IT-лаборатория. На рынке с 2008 года.

Компании занимается:

  • Разработкой, внедрением и сопровождением корпоративных информационных систем на базе «Битрикс24», Jira, Monq, Confluence, Smart Service, «Униформа»
  • Технической поддержкой и обслуживанием IT-инфраструктуры
  • Автоматизацией бизнес- и HR-процессов, управлением знаниями

В штате более 150 сотрудников.

Среди клиентов Департамент информационных технологий г. Москвы, ПАО «Россети Московский регион», ВЭБ.РФ, МФЦ «Мои Документы», МТС, Объединенная авиастроительная корпорация.


Результаты

Разработчики «Хоппер ИТ» создали для московских центров госуслуг удобный корпоративный портал.

  • С его помощью сотрудники 20 отделений в одиннадцати округах работают сообща: обсуждают дела и личные достижения. Решение помогло им стать ближе друг к другу
  • Корпоративный портал позволяет собирать обратную связь, которая помогает улучшать работу центров, и оптимизирует бизнес-процессы
  • Общение с горожанами, которые обращаются за услугами, теперь проходит более гладко — благодаря «Базе знаний», в которой уже свыше 200 статей
Похожие решения