Агропромышленный холдинг Серволюкс

Как сделать эффективней работу крупного агропромышленного холдинга

Кейс группы компаний «Серволюкс».

О клиенте

Группа компаний «Серволюкс» - эксперт в области птицеводства и производства продуктов питания. В истории развития агропромышленного рынка Беларуси «Серволюкс» сыграл ключевую роль. Многие проекты по инсталляции новых современных технологий и оборудования, повышающих эргономику отрасли, были инициированы и реализованы Группой компаний.

О ситуации

С ростом компании назрела острая необходимость объединить всех сотрудников в едином цифровом пространстве для эффективного обмена информацией между участниками рабочих процессов.

Кроме того, требовалось создать автоматическую систему электронного документооборота, так как согласование и обработка договоров занимала массу времени и многие операции делопроизводства дублировались. Клиентская база велась нерегулярно, что привело к решению внедрить CRM-систему.

Выбор платформы

Компания объединяет более 2000 сотрудников. С учетом сложной организационной структуры решено было выбрать коробку «Битрикс24»: Enterprise из-за:

• неограниченного объема места
• количества пользователей 1000+
• многофункциональности платформы

Задачи проекта

• одновременная работа нескольких пользователей с одним документом (для чтения, но не для записи);
• работа с документами «на лету» (в оперативной памяти), не сохраняя документ локально на устройство;
• формирование документов посредством текстовых процессоров вида MS Office;
• возможность системы работать с документом формата PDF;
• фильтрация и сортировка документов по дате, статусу/состоянию, контрагенту и пр.;
• доступность настройки ограничения прав доступа пользователей: по организациям, документам, регламентам, маршрутам, ЭП;
• интеграция данных с учетной системой 1С:УПП версии 1.3, а также ERP Галактика;
• реализация печатных форм документов;
• формирование отчетов;
• настройка бизнес-процессов;
• наличие мобильного приложения;
• наличие облачного сервиса;
• наличие веб-клиента;
• наличие возможности у администратора АСЭД добавлять в карточки документов поля/таблицы, позволяющие определять маршрут документа по регламенту;
• работа в одной системе нескольких предприятий группы компаний с количеством пользователей более 2000 человек с построением маршрута согласования договора в соответствии со спецификой каждого предприятия. Например, один и тот же пользователь в АСЭД (роль: Исполнитель, Подписант) работает от имени разных предприятий, при этом перечень согласующих лиц - разный (три экономиста, три финансиста, три юриста) разных предприятий;
• организация процедуры ведения отпусков в «Битрикс24»: заполнение заявки, согласование, передача в управление по работе с персоналом.

Процесс внедрения и результаты проекта

Проект стартовал в марте 2020 года. Создание корпоративного портала, внедрение ЭДО и CRM заняло 19 месяцев.

На первом этапе разработчик изучил работу коммерческого отдела: проанализировали договоры с клиентами, действия продавцов — это легло в основу схемы работы CRM и настройку АСЭД. Далее изучили механизмы и цепочки согласования документов — логику перенесли в бизнес-процессы и настроили печатные формы.

Проект реализован компанией MITGroup.

MITGroup разрабатывает сайты на системе управления «1С-Битрикс»: за несколько лет сотрудничества компания стала Золотым партнером и вышла в лидеры продаж данной CMS. Сотрудники MITGroup сертифицированы «1С-Битрикс», что подтверждает их отличное знание программного продукта и умение создавать на его основе любые типы веб-ресурсов.