Все истории
МТС Банк МТС
Интранет

ЕвроСибЭнерго-Инжиниринг

Внедренный корпоративный портал позволил компании наилучшим образом настроить успешные внутрикорпоративные коммуникации.
Задать вопрос по проекту
Разработка
Ключевые показатели
2500 +
пользователей портала

«Живой» корпоративный портал в организации на 1000+ человек

В данном кейсе представлен реальной опыт создания корпоративного портала в крупной холдинговой компании». Осенью 2008 года компания QSOFT внедрила внутренний портал на базе продукта «1С-Битрикс: Корпоративный портал» для компании «ЕвроСибЭнерго-Инжиниринг». По словам компании, ее самая главная ценность - это высокопрофессиональный коллектив инженеров, проектировщиков и специалистов в области энергетического строительства, имеющий многолетний опыт реализации различных объектов.

В настоящее время общая численность работников компании составляет более 2500 человек. Внедренный компанией QSOFT портал позволяет наилучшим образом настроить внутрикорпоративные коммуникации, что в свою очередь является залогом дальнейшего динамичного развития компании, успешной реализации новых проектов в России и за рубежом.

«Интранет, внутрифирменная информационно-коммуникативная сеть, предоставляет уникальные возможности в работе с персоналом. Это эффективный инструмент формирования корпоративной культуры, транслирования корпоративных стандартов, управления информационными потоками и бизнес-процессами»

ВИКТОР ДОРОНОВ
ДИРЕКТОР УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ООО «ЕВРОСИБЭНЕРГО-ИНЖИНИРИНГ»

Для чего нам понадобился корпоративный портал

Компания, в которую я пришел работать год назад, – это структура, имеющая филиальную сеть в ряде регионов страны – на юге, Урале, в Сибири, в Центральном регионе, а также дочерние зависимые общества (в том числе и за рубежом). Организация молодая, с динамично развивающейся корпоративной культурой, формирующимися традициями и нуждающимися в систематизации бизнес-процессами.

Хорошо фирмам, где численность персонала невелика. Перешел из кабинета в кабинет, собрал всех на корпоративной вечеринке, пожал руку каждому и решил все вопросы в неформальном общении. А когда у вас много больше сотни сотрудников? Вот именно, каждому‑то руку не пожмешь… Потому одним из приоритетов в моей работе стало развитие эффективных внутрикорпоративных коммуникаций. Разумеется, стояли цели сделать информационные потоки и процессы развития корпоративной культуры управляемыми, транслировать единые стандарты и принципы деятельности, повысить степень удовлетворенности работников трудом, развивать принципы социального партнерства между работниками и администрацией. И вот в качестве одного из инструментов для реализации этих задач решили использовать корпоративный портал.

«Соцсеть» против «АСУПов»

По замыслу пользовательской основой портала должно было явиться… общение, а все остальные процессы могли бы на этом базироваться. Вы, наверное, удивлены, ведь обычно большинство компаний начинают формировать корпоративную «виртуальную среду» как раз с бизнес-процессов. Но если на первом этапе внедрять посредством портала, к примеру, документооборот или систему отчетности, то большинство работников сочтут это «обязаловкой» и «увеличением объема операций». (Не случайно так трудно проходит внедрение всевозможных «АСУПов» (автоматизированных систем управления персоналом). Если же сначала предложить людям аналог социальной сети, пользование которым всемерно поощряется, то процесс пойдет совсем по‑другому.

Само по себе общение – как деловое, так и неформальное – крайне важно для людей. В наших интересах сделать это общение структурированным и защищенным. Ведь если работники будут восполнять недостаток в коммуникации «трепом» на деловые темы на сайте «Одноклассники» (а мы не в силах запретить им посещать социальные сети в нерабочее время), то это огромный риск утечки коммерческой информации. Внутрикорпоративная «соцсеть» позволяет реализовать коммуникации, автоматизировать, структурировать и ускорять важные бизнес-процессы. При этом уровень защиты внутреннего ресурса намного выше, чем у общедоступных коммуникационных сетей.

Тратить нельзя экономить

Убедившись в важности внедрения корпоративного портала, прежде чем выходить к руководству с предложениями о финансировании проекта, мы решили проанализировать варианты, которые предлагает нам рынок. Оказалось, их три. Первый – пригласить веб-разработчиков, чтобы они создали приемлемую оболочку «с нуля»; потом ввести в штат несколько программистов, чтобы они создавали новые разделы портала. Срок разработки внутреннего сайта в этом случае не короток. К тому же увеличение ФОТ, особенно в период кризиса, – затея сомнительная. Второй вариант – купить платформу, куда уже заложены определенные основы для создания корпоративного портала.

В своей практике в одной из организаций мне уже приходилось сталкиваться с подобным решением: установили платформу, руководство требовало ведения отчетности через этот ресурс, но популярностью он не пользовался, потому что не был социально-ориентированным. Да, эта платформа будет функциональной (например в плане взаимодействия с различными офисными приложениями), но, чтобы она стала корпоративным порталом с «человеческим лицом», придется потрудиться. Потребуются специалисты – «узкие профи», а их днем с огнем… Сами они это понимают, и компания вынуждена им переплачивать. 

Стоимость внедрения подобных решений может составлять порядка 1,3 млн руб. Вариант третий – купить готовое портальное решение на базе своеобразного конструктора с интуитивно-понятным интерфейсом, который бы позволял управлять корпоративным порталом без специальных знаний программирования и html-верстки. Установить этот «конструктор» само- стоятельно (или с помощью техподдержки поставщика), интегрировать пользователей и постепенно наполнять и модернизировать данное решение в соответствии со своими идеями и нуждами. Стоимость такой затеи обходится в сумму от 35 тыс. руб. и зависит от числа пользователей ресурса. Мы пошли именно по такому пути – выбрали готовое портальное решение, разработанное на базе веб-технологий, от поставщика, хорошо зарекомендовавшего себя в этой сфере.

Техническая суть

Не буду «грузить» коллег терминологией и техническими подробностями. Скажу только, что приобретенный нами «web-конструктор» состоит из элементов, знакомых всем пользователям Интернета – таких как поиск, теги, блоги, социальные сервисы и т. п. Это простые и привычные уже практически любому человеку инструменты, а ведь никто никого никогда не учил работать с поисковыми сетями или в социальных сетях. Так вот оказалось, что эти же принципы с легкостью переносятся в корпоративную среду, помогая работать с информацией – накапливать ее, публиковать, искать, использовать. 

Вообще технологии, применяемые в Интернете, сейчас активно проникают в сферу управления персоналом и управления корпоративными знаниями. Кстати, на Западе это направление получило даже отдельное название – Enterprise 2.0.

Экономическое обоснование

Принято считать, что кадровики только и делают, что тратят деньги компании. Потому, определившись с выбором, мы стали готовить «железобетонное» обоснование своей затеи.
Экономия рабочего времени:

  • сократятся издержки на поиск нужной в конкретный момент информации;
  • минимизируются потери корпоративной информации;
  • значительно ускорятся бизнес-процессы компании;
  • исчезнут проблемы с коммуникациями между сотрудниками;
  • новый персонал будет быстрее адаптироваться.
Оптимизация бизнес-процессов:
  • сотрудники будут совместно работать над документами, задействовав систему документооборота;
  • компания серьезно сэкономит на скорости прохождения операций;
  • горизонтальные связи между подразделениями станут намного эффективнее;
  • минимизируется потребность в командировках при территориально-распределенной структуре компании.
Повышение качества управленческих решений:
  • в рабочих группах можно будет обсуждать и корректировать совместные планы;
  • результаты работы сотрудников и подразделений обретут прозрачность;
  • решения типовых бизнес-задач сотрудники смогут находить в корпоративной базе знаний.
Повышение эффективности сотрудников:
  • персонал будет в курсе того, что происходит в компании и подразделениях;
  • опыт работы станет накапливаться в корпоративной базе знаний;
  • знания будут использоваться многократно и передаваться внутри компании;
  • рабочие группы смогут работать сообща над проектами и документами;
  • кадры будут постоянно обучаться и проходить профпереподготовку.
Обеспечение контроля и управляемости:
  • процесс работы всех подразделений компании станет прозрачным;
  • внутренняя переписка сотрудников будет под контролем;
  • доступ к Интернету можно ограничить;
  • внутренняя система сообщений на портале заменит собой ICQ и другие интернет-пейджеры;
  • занятость и отсутствие сотрудников можно будет контролировать;
  • обратная связь с персоналом станет быстрее и эффективнее.
Эффективность бизнеса:
  • повысится качество работы и обслуживания клиентов компании;
  • вырастет конкурентоспособность компании на рынке;
  • имидж компании поднимется в глазах сотрудников, клиентов, партнеров и инвесторов.

Это важно. Кроме программного решения, перед установкой оболочки портала потребуется органи зовать сервер (около 150 тыс. руб.) с платным программным обеспечением (около 40 тыс. руб.). Существуют бесплатные ПО для сервера, но принято считать, что технических специалистов, работающих с ними, мало и берут они за свою работу недешево. Впрочем, можно найти специалиста, который в частном порядке реализует эту задачу и возьмет недорого. К серверу потребуется установить межсетевой экран для организации удаленного доступа пользователей (порядка 30 тыс. руб.).

В качестве союзников внедрения корпоративного портала в компании мы привлекли разработчиков приобретаемого продукта, а также их методики расчета эффективности.


Наши коллеги рассуждали так: корпоративный портал – это решение для экономии ресурсов, для повышения производительности работы сотрудников. В чем можно измерить экономию? В деньгах, естественно. Деньги сэкономленные есть деньги заработанные. Если говорить о работе сотрудников, то деньги – это их время. Когда люди меньше времени тратят на поиск информации, нужной для работы, а больше на саму работу, компания выигрывает. Когда каждый сотрудник за счет использования возможностей портала экономит хотя бы 5 минут времени в день…

Считайте сами, сколько стоит 5 минут рабочего времени в зависимости от ФОТ.
Сравните, в какую сумму обойдется внедрение корпоративного портала с эффектом от экономии всего 5 минут рабочего времени всех сотрудников в год и вы сможете посчитать рентабельность от внедрения этого решения. Это, конечно, казуистика, но с руководством и экономистами нужно говорить языком фактов и цифр.

На стыке профессий

Насколько нужно кадровикам – инициаторам внедрения портала разбираться в технических вопросах? Отвечу так: необходимо, хотя бы поверхностно. Это поможет обойти возможные препятствия как со стороны собственных IT-служб, так и со стороны провайдеров. Надо же нам как‑то противостоять их «шаманству». Представьте: приходит специалист, «бьет в бубен», произносит на непонятном для кадровика языке словосочетания, больше напоминающие заклинания, и требует за это приличных денег по принципу – «непонятно – значит, умно, а поэтому дорого». Нет, дорогие мои, все гениальное – просто. 

Уважающие себя провайдеры предельно прозрачны. Больше того, грамотные разработчики стараются максимально упростить задачу для будущих пользователей, а особо профессиональные компании даже создают виртуальную лабораторию, которая позволяет «пощупать» их продукт. Но ведь нам надо понимать, что «пощупать», правда?

Еще один важный момент – система обновлений. Если вы приобретаете продукт и вам говорят, что сразу после интеграции все исправления и обновления будут платными, то от такого продукта лучше отказаться. Это заведомо повлечет за собой дополнительные траты и недовольство руководства. Надежный провайдер бесплатно предоставляет обновления в течение определенного периода – как правило, одного года. 

Что касается кадровика, то на период внедрения корпоративного портала ему лучше забыть о спокойной жизни (если она у него была). Процесс этот требует терпения, интереса к инновациям, креатива и готовности работать сверхурочно. Кстати, взамен можно приобрести новые полезные навыки и оживить интерес к работе.

Хорошо тем компаниям, численность персонала которых невелика. Перешел из кабинета в кабинет, собрал всех на корпоративной вечеринке, пожал руку каждому и решил все вопросы в неформальном общении. А когда число сотрудников перевалило за сотню? Да и ни для кого не секрет, что, помимо исполнения трудовых обязанностей, для людей крайне важно общение – как неформальное, так и деловое. И тут на помощь приходит Интранет.

Разделы и функции корпоративного портала

Разделы и функции корпоративного портала условно можно объединить в следующие блоки:

Представление компании:
  • общая информация о компании, ее истории, задачах, ценностях и корпоративной культуре;
  • официальные новостные ленты (приказы, распоряжения, правила);
  • календарь событий компании;
  • фото- и видеоотчеты о деятельности компании;
  • лента важных новостей отрасли;
  • внутренние вакансии компании;
  • контакты и реквизиты для быстрого доступа.
Представление сотрудников компании:
  • единый справочник сотрудников компании;
  • быстрый поиск информации о сотруднике (по алфавиту, по структуре, по параметрам);
  • настраиваемая карточка сотрудника (фото, контакты, область деятельности);
  • быстрый контакт с сотрудником (веб-чат, e-mail);
  • контроль присутствия сотрудника на портале;
  • информация об отсутствии сотрудников, календарь отсутствия;
  • списки новых сотрудников и кадровых изменений, доска Почета, дни рождения;
  • личный кабинет сотрудника с расширенными возможностями (персональные документы, фото и видеоматериалы, блог, личный календарь и др.).
Управление корпоративной информацией:
  • библиотеки офисных документов с коллективным доступом и возможностью работы через браузер и проводник;
  • работа с документами портала с помощью Microsoft Office;
  • система документооборота материалов портала;
  • контроль версий документов портала;
  • разграничение доступа к документам;
  • управление мультимедиаматериалами (фото, видео).
Корпоративный поиск:
  • полнотекстовый поиск по всей информации, размещенной на портале, на русском и английском языке;
  • поиск по тегам и облако тегов;
  • поддержка русской и английской морфологии;
  • моментальная индексация обновленных и новых документов;
  • учет прав доступа сотрудника при отображении результатов поиска;
  • расширенный язык поисковых запросов;
  • федеративный поиск: выдача поисковых результатов разных типов на один запрос (новости, сотрудники, документы и т. п.).
Коллективная работа и социальные сети:
  • создание рабочих или проектных групп для совместного обсуждения и решения производственных и непроизводственных задач;
  • использование принципов социальной сети в организации совместной работы;
  • гибкая настройка функционала групп и прав доступа к ним для различных групп сотрудников;
  • календарь событий группы и ее участников;
  • организация совещаний группы;
  • обсуждение рабочих вопросов (форумы, веб-мессенджер);
  • задачи и поручения участникам группы, планирование, контроль исполнения;
  • отчеты о выполнении задач от участников группы;
  • библиотека документов для группы, контроль версий и изменений, работа с библиотекой документов группы через проводник Windows и офисные приложения;
  • фотоматериалы группы.
Бизнес-процессы:
  • документооборот контента на портале;
  • настраиваемые веб-формы (создание электронных запросов с необходимыми полями), назначение ответственных за обработку сотрудников;
  • автоматизация обслуживания заявок в системе Help Desk, контроль прохождения заявок;
  • организация рабочих (проектных) групп с назначением задач и контролем их выполнения;
  • организация совещаний, рассылка приглашений и механизм подтверждения, отчеты о совещаниях;
  • бронирование переговорных комнат (и любых других помещений).
Внутрикорпоративные коммуникации:
  • обмен мгновенными сообщениями внутри портала (аналог ICQ);
  • календари событий разного уровня с возможностью взаимной интеграции;
  • совещания/оповещения;
  • открытые и закрытые тематические форумы;
  • фотогалереи личные и общественные;
  • опросы и анкетирование сотрудников;
  • интерактивные возможности: опросы, отчеты, внешние RSS-ленты на портале;
  • автоматизированная система приема и обработки обращений с возможностью просмотра статуса.
Обучение и тестирование сотрудников:
  • создание неограниченного числа учебных курсов;
  • вопросы по итогам урока, тест для самопроверки;
  • журнал тестирования персонала с учетом баллов, набранных пользователем при прохождении теста, список попыток;
  • автоматическое определение результатов;
  • гибкая система распределения прав доступа к учебным курсам.

Естественно, все это и сразу каждому сотруднику не нужно, поэтому наш корпоративный портал содержит функцию гибкой настройки – каждый пользователь может сформировать свой индивидуальный рабочий стол, просто перетаскивая или скрывая информационные блоки. Если компания имеет вертикально- интегрированную структуру, то на портале можно создать разделы для вышестоящей и организационно-подчиненной структуры и разграничить доступ каждой из структур к разделам портала. Можно расположить систему формирования отчетности на портале, фиксировать сроки и качество подготовки отчетов. Кадровику, подавшему такую идею, цены не будет.

Для нормального функционирования портала необходимо принять меры по обеспечению безопасности и защиты каналов доступа к этому информационному ресурсу. Если кадровики этого не предусмотрят, то будут иметь противодействие со стороны службы безопасности, а если таковой нет, то просто рискуют нанести вред своей компании. Поэтому в случае привлечения внешних провайдеров к реализации этого проекта, для получения дистанционной технической поддержки, одновременно с подписанием договора следует подписать соглашение или обязательство о неразглашении персональных данных и сведений, размещаемых на вашем портале. 

После одобрения этого проекта, выделения средств и приобретения всех необходимых составляющих, мы установили этот ресурс на сервер, а дальнейшую работу разбили на несколько этапов. На первом этапе готовая структура, предложенная разработчиком, была нами модернизирована посредством заложенного в систему конструктора и наполнена контентом. После этого в систему портала были интегрированы пользователи головной организации.
На следующем этапе корпоративный портал работал в тестовом режиме. В процессе опытной эксплуатации функции портала адаптировались исходя из потребностей структурных подразделений компании в оптимизации бизнес-процессов. С участием ИТ-специалиста портал дополнялся новыми возможностями и решениями.

Третий этап – подключение удаленных пользователей из филиалов. Таким образом мы хотели постепенно формировать у всех сотрудников целостное восприятие протекающих бизнес-процессов и повысить у каждого работника ощущение сопричастности к задачам, реализуемым компанией. Фактически сейчас создается виртуальный офис компании, куда сотрудники могут попадать из любой точки и в любое время.

Постоянно опаздываете? Мы вам покажем!

Если кто‑то считает, что достаточно за получить оборудование, развернуть на нем систему страниц, функций и сервисов и все завертится, закрутится, все станут счастливыми обладателями инструмента от кадровой службы, то он ошибается. Помимо разных технических проблем, возможны сложности, связанные с изменением внутренней корпоративной культуры. Как и любое новшество, портал требует адаптации восприятия сотрудников к использованию его возможностей в работе. Работать «как раньше» всем привычнее, и потребуется время, чтобы все больше работников понимали преимущества внедряемой системы. 

Поскольку процесс изменения корпоративной культуры – штука довольно длительная, то и сейчас мы стараемся использовать все формы и методы «встраивания» портала в жизнь компании. Методов «из‑под палки» мы избегаем, а дополняем этот ресурс удобными сервисами и постепенно интегрируем использование портала в нормы и правила. Например, не так давно мы разослали с портала всем сотрудникам сообщение: «Постоянно опаздываете? Мы вам покажем!..». Отчеты зафиксировали всплеск посещений. Сотрудники ринулись смотреть – неужели за опоздания на работу вводятся карательные меры? По ссылке они обнаружили новость о том, что на корпоративном портале добавился новый сервис – маршруты городского транспорта, который покажет им, как добраться из точки А в точку Б быстрее.

Мы пришли к мысли (как бы она нам ни претила), что работники с большей охотой пойдут на корпоративный портал изучать меню в столовой, чем «презентацию стратегических задач, экстраполированных на фоне конвергенции экономических базисов, и кластерно-фокусный анализ экзистенциальных символов современной экономики», например. Сотрудники – это люди, а людям хочется признания. Поэтому мы организовали возможность рассказать желающим о своих увлечениях, дали возможность всем и каждому высказать «свое авторитетное мнение» по ряду вопросов, разместили доску Почета с фотографиями.

Постепенно наряду со всеми этими внешними атрибутами портал наполняется составляющими, куда более важными для развития бизнеса. Вот уже и наши партнеры заинтересовались этим решением – привлекают нас для обмена опытом с целью внедрения такого же инструмента.

Виктор Доронов в 1996 г. окончил Ростовский-на- Дону государственный педагогический университет по специальности «Экономика и управление», психолог. С 2008 г. работает директором управления персоналом ООО «ЕвроСибЭнергоинжиниринг».

До этого работал в аппарате губернатора Ростовской области, в Юго-Западном банке СБ РФ и в Страховом доме ВСК. Член Национального союза кадровиков.

Опубликовано в «Кадровик.ру» №№ 9-10’2009


Похожие решения