Putin2018.ru

CRM для сайта Putin2018.ru

Выборы президента — главное политическое событие страны.Важно организовать слаженную работу предвыборного штаба. В этом помогают волонтеры. События такого уровня привлекают массу волонтеров. Но информация о них часто дублируется или оказывается недостоверной. Чтобы автоматизировать обработку анкет волонтеров, разработчик сайта Putin2018.ru — компания Notamedia — предложил нестандартный подход — использовать полноценную CRM-систему. Рассказываем, как наши партнеры и продукты «1С-Битрикс» помогли избирательному штабу Владимира Путина автоматизировать прием волонтеров.

Putin2018.ru

Это официальный сайт Владимира Путина, который появился к президентским выборам 2018 года. На сайте опубликованы биография и достижения президента, дневник избирательной кампании, информация о митингах и доверенных лицах Владимира Путина. А также новостная лента

Отдельная вкладка посвящена волонтерам — добровольцам, которые захотели присоединиться к избирательному штабу. Для этого нужно было заполнить заявку на сайте и пройти собеседование.

Цели и задачи

Чтобы стать волонтером, раньше кандидаты лично приходили в штаб и оставляли персональные данные в рукописных списках. Либо регистрировались в волонтерских проектах и уже через эти организации вступали в штаб. Затем появились предвыборные сайты, где кандидаты в волонтеры оставляли информацию о себе. Эти данные поступали в единую Excel-таблицу, из которой потом распределялись по регионам.

Работа была однотипной и рутинной. У штабов из разных регионов России не было прозрачного инструмента для обмена данными о волонтерах.

При этом алгоритм работы и общения с кандидатами не менялся:

• Прием заявок;
• Проверка данных;
• Телефонное интервью;
• Собеседование;
• Подписание договора;
• Постановка задач волонтеру оффлайн.

Поэтому разработчики сайта штаба Владимира Путина из агентства Notamedia предложили использовать для работы с кандидатами в волонтеры бизнес-подход — агрегировать и обрабатывать заявки через CRM-систему.

Задачами разработчиков стали:

1. Автоматизация работы предвыборного штаба;
2. Создание единой точки входа для обращений;
3. Фильтрация  ботов и недостоверных заявок;
4. Разработка инструмента для сбора статистики и учета.
   
   

Выбор платформы

Для решения этих задач разработчики Notamedia выбрали сервис «Битрикс24». У агентства уже был многолетний опыт работы с этой платформой.

Критерии выбора:

• Надежность решения;
• Высокая скорость и низкая стоимость внедрения;
• Удобный функционал, понятный даже неопытным пользователям;
• Оптимальная цена.

Подрядчик знал, что возможности платформы гарантируют отличный результат.

Ход работ

Внедрение и адаптация CRM-системы «Битрикс24» для работы с волонтерами проходила в четыре этапа.

• Разработка концепции решения;
• Тестирование системы;
• Внедрение в работу сотрудников штаба;
• Масштабирование на всю Россию.
  

Разработчики столкнулись со сложностями:

1. Адаптация решения для задач избирательной кампании.
2. Обучение сотрудников штаба новому продукту.

Что сделали?

Настроили решение для работы штаба

Пришлось вырезать «лишние кнопки» CRM-системы. И перенастроить систему так, чтобы она подходила для работы с заявками волонтеров.

Подробно описали работу с CRM-системой

Чтобы команда штаба легко ориентировалась в новом инструменте, разработчики подготовили подробную инструкцию со скриншотами.

Обучили сотрудников

Агентство научило пользоваться CRM-системой работников главного штаба. А они передавали опыт коллегам в регионах и  выполняли роль техподдержки.

По словам разработчиков, благодаря этим шагам сотрудники избирательного штаба тепло приняли решение «Битрикс24».

На разработку и внедрение CRM-системы понадобились 2 недели. Сайт штаба Владимира Путина запустился 15 января.

Решения для работы с волонтерами

1. Форма для подачи заявок

Кандидат в волонтеры заполнял форму на сайте. Поля анкеты: ФИО, дата рождения, телефон, электронная почта, ссылка на профиль в социальных сетях, регион.

После заполнения формы волонтер получал смс с кодом подтверждения — этот шаг помог отсеять ботов и людей, которые вписывали чужой номер телефона.

Затем кандидат получал сообщение, что с ним скоро свяжутся.

2. Обработка заявок

CRM-система сайта Владимира Путина оптимизировала прием заявок от потенциальных волонтеров (лидов).

По API система:

• Получала лиды с сайта избирательного штаба;
• Обрабатывала информацию — отсеивала повторные заявки и ботов;
• Конвертировала лид в контакт для работы.

3. Распределение заявок

После верификации по номеру телефона данные из заявки уходили по API в CRM-систему. Сначала их проверяла служба безопасности и давала рекомендации по работе с человеком.

Затем заявка автоматически отправлялась в регион, который указал волонтер. Система назначала ответственного за общение с потенциальным волонтером.

4. Общение с потенциальным волонтером

Представители штаба всегда видели историю общения с волонтером.

• Сотрудник избирательной кампании получал заявку и приглашал потенциального волонтера на собеседование. После этого задача «Заявка» закрывалась и переходила в статус «Собеседование».
• А назначенная дата появлялась в календаре.
• После встречи с кандидатом заявка конвертировалась в полноценный контакт.
• Координатор определял задачи волонтера.
  

5.Распределение доступа к информации

Каждый региональный штаб «видел» только своих волонтеров. Сотрудники избирательного штаба могли сегментировать людей по выбранным параметрам — например, по возрасту.

Работники центрального штаба получали доступ ко всем анкетам и в режиме реального времени отслеживали статус работы с заявками.

6. Статистика и отчеты

Функционал CRM-системы моментально формировал отчеты за выбранный период и показывал статистику по обработке заявок. При необходимости отчеты можно делать вручную. Работа избирательных штабов по всей стране была прозрачной.

О разработчике

Агентство Notamedia о 2004 года специализируется на производстве, продвижении и поддержке медийных проектов в цифровой среде, а также на системной интеграции, производстве, продвижении и поддержке интернет-сайтов, автоматизации бизнес-процессов, развитии интранета и внедрении CRM-решений. Ежегодно агентство становится призером российских и международных конкурсов в сфере веб-разработки и дизайна. За годы работы специалисты агентства запустили более 500 проектов, среди которых ведущие СМИ, социальные сети, государственные и некоммерческие организации, персональные медиа. Офисы компании расположены в Москве и Краснодаре. Notamedia — член Российской ассоциации электронных коммуникаций (РАЭК) и Ассоциации менеджеров России (АМР).