Разработка Торговая марка «Респект» объединяет 273 фирменных магазина обуви.
На момент внедрения «Битрикс24» сотрудники из разных регионов решали рабочие вопросы по телефону и электронной почте.
В результате:
- Информация хранилась разрозненно
- Поиски письма или статуса задачи отнимали массу времени
- Рутинные процессы приходилось выполнять вручную
Это создавало постоянную дополнительную нагрузку на персонал.
Компания перевела корпоративное общение в онлайн-формат и автоматизировала ежедневные задачи.
Рассказываем, как Битрикс24 помог обувному ритейлеру наладить общение сотрудников и оптимизировать свою работу.
ООО «Респект-Онлайн» — интегратор информационно-коммуникационных услуг организаций, которые работают под товарным знаком «Респект» (бренд Respect Yourself).
Товарный знак присутствует на рынке с 2001 года.
Продукцию изготавливают на фабриках Европы (Испания, Португалия, Италия, Германия, Хорватия, Сербия), Турции, Бразилии и Юго-Восточной Азии (Китай), также есть производство в России.
ООО «Респект-Онлайн» обслуживает 273 фирменных магазина – в России и Белоруссии. Они принимают 60 000 000 посетителей в год.
О ситуации
До внедрения корпоративного портала «Респект-Онлайн»:
- Не собирал обратную связь от линейного персонала
- Центр не мог контролировать процесс открытия магазинов и мерчендайзинг на местах — из-за этого страдало качество сервиса и объем продаж
Руководство компании решило доработать корпоративный портал «Битрикс24». Основная задача — организовать единое информационно-коммуникационное пространство для общения и обучения персонала компаний, которые работают под товарным знаком «Респект».
Выбор платформы
Руководство компании «Респект-Онлайн» уже было знакомо с решениями от «1С-Битрикс».
Критериями выбора стали:
- Масштабируемая система
- Удобный и гибкий функционал
- Способность выдерживать большие нагрузки
- Техническая поддержка от вендора
Проект вела компания informUnity.
На разработку и внедрение потребовалось полгода.
«Битрикс24 помог решить одну из самых насущных проблем ритейла — наладить коммуникации в территориально-распределенной компании, а благодаря вовлеченности заказчика и слаженной работы проектной группы удалось избежать трудностей»
Решение
Открытие магазина
Рабочий день начинается с открытия торговой точки. Чтобы каждый из покупателей был доволен, важно учесть все мелочи:
- Открыть двери вовремя
- Включить подсветку
- Привести в порядок витрины и т.д.
Чтобы упорядочить процесс, разработчики создали на портале автоматизированные задачи с шаблонным чек-листом. К ним можно оставлять комментарии и прикреплять фотографии.
Количество пунктов и содержание пользователи настраивают самостоятельно в административной панели.
Как это работает:
- Ежедневно управляющие получают задачу «Открытие смены» и одноименный чек-лист
- Управляющий, его заместитель или администратор магазина сверяется со списком и ставит галочки напротив пунктов чек-листа
- Задача автоматически закрывается
Качество исполнения контролирует руководство. Если любой из пунктов не выполнен, у задачи появляется красная пометка – тогда супервайзер обращает на нее внимание боссов.
В результате время на открытие магазинов сократилось в 2 раза, центр контролирует точки на местах и в любой момент может связаться с нужным магазином через портал.
HR: актуализация данных сотрудников
В процессе внедрения разработчики столкнулись с препятствием: сотрудники неохотно регистрировались на портале и вяло переключались на новый способ выполнения задач.
Интеграция с централизованной системой управления Active Directory или 1С:ЗУП тоже не решала проблему:
- У компании слишком разветвленная организационная структура
- Управляющие на местах не имели доступа к системе и не могли оперативно вносить правки в учетные записи сотрудников
Пришлось проработать процесс актуализации сотрудников:
- Чтобы все сотрудники проходили регистрацию
- Уволенные работники автоматически блокировались
- Изменения отражались на портале
Команда informUnity разработала механизм, похожий на «1С:ЗУП», но упрощенный и адаптированный под «Битрикс24»:
- За регистрацию работников отвечает управляющий магазином. Он заполняет карточку сотрудника, где указывает стандартные данные или вносит необходимые изменения.
- Затем запись помечается красным – ее должен проверить кадровик.
- После этого информация автоматически попадает в «Битрикс24».
В регистрации пользователей корпоративного портала не участвуют системные администраторы — всё происходит автоматически.
Сотрудники кадровой службы полностью контролируют процесс.
За актуальность данных также отвечает управляющий магазином — портал автоматически напоминает ему проверить сведения о персонале. Если ответственный не укладывается в указанный срок, задача становится просроченной. Тогда к процессу подключаются HR-специалисты.
В результате все сотрудники перешли на корпоративный портал.
Специалисты informUnity:
- Научили сотрудников заказчика пользоваться корпоративным порталом
- Объяснили тонкости работы
- Поделились преимуществами автоматизации задач
А работники «Респект-Онлайн» передали знания коллегам в регионах.
Мерчендайзинг
Руководство компании не могло отслеживать и комментировать выкладку продукции в режиме реального времени.
InformUnity автоматизировали этот процесс:
- Мерчендайзер создает в профильной группе дерево задач для пула торговых точек. Принцип: Город → Год → Месяц → Неделя.
- аз в неделю управляющий магазином получает задачу «Неделя». Там он должен создать подзадачу и прикрепить фотографии выкладок товара на полках. Мерчендайзеры комментируют их.
В результате — компании не нужно держать товароведа в каждом магазине. Достаточно нанять в офис одного сотрудника, который будет управлять выкладками и исправлять ошибки удаленно.
Веерные задачи
Типовые поручения часто бывают привязаны к позиции сотрудника. InformUnity разработали механизм, чтобы автоматически ставить задачи всем людям с определенной должностью.
Например, менеджеру нужно получить отчет от 20 магазинов.
- Он создает шаблон задачи и выбирает пул торговых точек
- Каждый управляющий точкой автоматически получит «копию» задачи
- Менеджеру не нужно обращаться отдельно в каждую торговую точку – задача решается в пару кликов
«В результате внедрения Битрикс24 и автоматизации бизнес-процессов мы получили удобный инструмент для коммуникации сотрудников, бизнес стал намного прозрачнее и эффективнее»
О разработчике
InformUnity — золотой партнер «1С-Битрикс» с более чем 10-летним опытом внедрения и разработки на Битрикс24. Компания специализируется на построении высоконагруженных систем, интеграциях, в том числе с телефонией, а также имеет ряд собственных продуктов — лидеров продаж в Маркетплейсе Битрикс24.
- Сотрудники начали пользоваться корпоративным порталом – ежедневно в группах и чатах работают от 50 до 200 человек
- Все рутинные процессы автоматизировали
- Руководителям стало проще следить за качеством работы, получать дополнительную информацию и обратную связь в комментариях к задачам
- Время на контроль сократилось на 20%
Компания «Респект-Онлайн» планирует совершенствовать корпоративный портал. Следующие шаги — развитие модуля обучения персонала и CRM для отдела маркетинга.
